Organisatiebesluit gemeente Menterwolde 2008

Het college is op grond van artikel 160, eerste lid, sub c van de Gemeentewet bevoegd regels vast
te stellen die betrekking hebben op de inrichting en werking van de ambtelijke organisatie van de
gemeente. In dit Organisatiebesluit gemeente Menterwolde 2008 is vastgelegd op welke wijze
onze organisatie is ingericht (de structuur) en hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden
zijn geregeld.
In dit besluit gaat het vooral om algemene regels. Het organisatiebesluit is een basisdocument,
dat alleen gewijzigd wordt wanneer structurele aanpassingen in de organisatie of in de verdeling
van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden dat nodig maken. Daar waar nadere
uitwerkingen nodig zijn gebeurt dit in uitvoeringsvoorschriften.

In deze verordening wordt verstaan onder:
a. afdeling: elke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die, op grond van
dit besluit, een eigen verantwoordingsplicht aan de gemeentesecretaris heeft.
b. bureau: elke organisatie-eenheid binnen een afdeling die, op grond van dit besluit, een
eigen, rechtstreekse verantwoordingsplicht aan het afdelingshoofd van de
desbetreffende afdeling heeft.
c. team: 1. elke kleinere eenheid binnen een bureau die is belast met een
min of meer afgerond takenpakket en werkt onder directe aansturing van
het bureauhoofd
2. elke kleinere eenheid die op grond van zijn specifieke taak niet
binnen een bureaustructuur is ondergebracht, maar werkt onder
directe aansturing van het afdelingshoofd van de desbetreffende
afdeling.
d. middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de uitvoering van:
- het personeelsbeleid;
- het financiële beleid;
- het organisatiebeleid;
- het informatiebeleid;
- het automatiseringsbeleid;
- het investeringsbeleid in bedrijfsmiddelen;
- het huisvestingsbeleid van het gemeentelijk apparaat,
alsmede het afleggen van verantwoording over het gevoerde
beheer.
e. juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan
aan gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving.
f. financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan
aan gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving
op het gebied van het financieel beleid, de regels voor het
financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

De ambtelijke organisatie van de gemeente Menterwolde is, afgezien van de griffie, ingedeeld in
de volgende afdelingen:
a. afdeling Grondgebiedszaken.;
b. afdeling Samenlevingszaken;
c. afdeling Middelen en Ondersteuning.

De taak van de afdeling Grondgebiedszaken is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de
werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie, toegespitst op:
a. ruimtelijke ordening, volkshuisvesting en economische zaken;
b. milieuzaken;
c. bouwzaken;
d. handhaving en veiligheid;
e. realisatie, beheer en onderhoud ruimtelijke infrastructuur (wegen, riolering, groen,
kunstwerken etc.) en gemeentelijke gebouwen,
alsmede het afleggen van verantwoording daarover.

De taak van de afdeling Samenlevingszaken is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de
werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie, toegespitst op:
a. welzijnszaken;
b. sociale zaken;
c. burgerzaken;
d. frontoffice-aangelegenheden,
alsmede het afleggen van verantwoording daarover.

De taak van de afdeling Middelen en Ondersteuning is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de
werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie, toegespitst op:
a. algemeen bestuurlijke en juridische zaken;
4
b. financieel beleid en beheer;
c. gemeentelijke belastingen;
d. personeel en organisatie;
e. informatievoorziening en automatisering;
f. facilitaire ondersteuning,
alsmede het afleggen van verantwoording daarover.

1. Op basis van de hoofdtaken, genoemd in de artikelen 2.a tot en met 2.c zijn de
   afdelingen ingedeeld in bureaus en, eventueel, in teams.

2. Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in afdelingen en bureaus of de
   toewijzing van taken aan afdelingen en bureaus vraagt het college vooraf het
   gemeentelijk managementteam om advies.

3. De secretaris is bevoegd om, in overleg met het afdelingshoofd van de desbetreffende
   afdeling, de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en bureaus nader te
   preciseren en daartoe aanwijzingen te geven.

1. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer
   van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de secretaris. Hij treedt
   op als directeur. Hij kan uit eigen beweging en/of na overleg met het college
   aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden.

2. Onder verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het middelenbeheer van
   de gemeente bij de secretaris.

3. Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris berust het dagelijks beheer van een
   afdeling bij het afdelingshoofd.

4. Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd van de afdeling
   berust het dagelijks beheer van een bureau bij het bureauhoofd.

5. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college
   mandaten, volmachten en machtigingen – overeenkomstig het mandaatbesluit gemeente
   Menterwolde - aan de medewerkers van de ambtelijke organisatie.

1. Het college wijst een afdelingshoofd aan als loco-secretaris. Bij afwezigheid van de
   secretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de loco-secretaris.

2. Bij afwezigheid van het afdelingshoofd wordt zijn functie uitgeoefend door een van de
   tot de afdeling behorende bureauhoofden, dan wel de secretaris, respectievelijk de locosecretaris.

3. Voor alle binnen de gemeente voorkomende functies geldt dat medewerkers met
   toepassing van de geldende procedures voor werving en selectie worden benoemd door
   het college; ook schorsing en ontslag is voorbehouden aan het college.

Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen, als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van
de Gemeentewet, bepaalt het college, op voordracht van de secretaris, welke afdelingen ten
behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende
werkzaamheden verrichten.

1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, de
   zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. De secretaris draagt er - desgevraagd en uit eigen beweging - zorg voor dat de leden van
   het college tijdig over alle informatie beschikken, die zij behoeven om hun functie goed
   te kunnen uitoefenen.

3. De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo
   nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de
   voorbereiding van de besluitvorming.

5. De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de
   beslissingen van het college.

6. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van
   de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de
   besluitenlijst van het college.

7. Ingeval van diens afwezigheid wordt de functie van secretaris waargenomen door
   respectievelijk de door het college aangewezen 1e, 2e of 3e loco-secretaris.

1. Ten aanzien van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, heeft de
   secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:
   a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de
   bestuursorganen;
   b. het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige
   ambtelijke adviezen en ondersteuning;
   c. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van
   het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;
   d. de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen
   van de ambtelijke organisatie;
   e. de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
   doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;
   f. de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording
   over het gevoerde beleid, en
   g de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

2. Het college houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de secretaris, zulks
   overeenkomstig de procedure, als omschreven in de Regeling functioneringsgesprekken.

De secretaris draagt er zorg voor dat de afdelingshoofden tijdig op de hoogte worden gesteld van
alle door de raad en het college genomen besluiten.

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks
   beheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris. Hij bevordert, onverminderd de
   verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden, de samenwerking en samenhang tussen de
   organisatorische eenheden. Hij kan uit eigen beweging en/of na overleg met het college
   aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang te
   verzekeren.

2. De secretaris houdt jaarlijks met ieder afdelingshoofd een functioneringsgesprek, zulks
   overeenkomstig de procedure, als omschreven in de Regeling functioneringsgesprekken.
   4. Functies.

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de
ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de secretaris. De secretaris draagt bij
het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, in het bijzonder de zorg voor:
a. de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering;
b. implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en bewaking van de
juridische rechtmatigheid;
c. de behandeling van burgerreacties, de behandeling van beroepschriften en beslissingen
op verzoek- en bezwaarschriften en de behandeling van juridische procedures;
d. de aansturing van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie;
e. het opstellen, de uitvoering en het bewaken van de begroting alsmede het afleggen van
verantwoording over het op basis daarvan gevoerde beleid, en
f. de ondersteuning van de bestuursorganen.

1. Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris draagt een afdelingshoofd met in
   achtneming van de geldende gemeentebrede kaders de zorg voor:
   a. het plannen, het uitvoeren en het bewaken van de aan de afdeling toegewezen
   taken;
   b. het middelenbeheer van zijn afdeling;
   c. de bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van
   afdelingstaken;
   d. de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten;
   e. het opvolgen van de aanwijzingen van de secretaris;
   f. het bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties;
   g. het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie,
   h. de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van de
   afdelingstaken, en
   i. de afhandeling van vragen, suggesties en klachten van burgers.

2. Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen, die in opdracht van
   de secretaris voor de bestuursorganen worden voorbereid, op:
   - de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie en een
   goed verzorgde presentatie daarvan;
   - de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en
   doeltreffendheid, alsmede
   - de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid
   zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

3. Een afdelingshoofd houdt jaarlijks met elk van zijn bureauhoofden en met de
   medewerkers die niet binnen een bureau zijn ondergebracht een functioneringsgesprek,
   zulks overeenkomstig de procedure, als omschreven in de Regeling
   functioneringsgesprekken.

1. Onder de verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd draagt een bureauhoofd, naast
   zijn reguliere werkinhoudelijke functiebestanddelen, voor zijn bureau zorg voor:
   a. een goede uitvoering van de aan het bureau opgedragen taken;
   b. het begeleiden van de medewerkers;
   c. het taakgericht leidinggeven aan de medewerkers (het geven van functionele
   aanwijzingen);
   d. de coördinatie van de werkzaamheden;
   e. het voeren van werkinhoudelijk overleg met de medewerkers;
   f. de afhandeling van meer gecompliceerde zaken, en
   g. werkgerichte advisering aan het afdelingshoofd.

2. Een bureauhoofd houdt jaarlijks met elk van zijn medewerkers een
   functioneringsgesprek, zulks overeenkomstig de procedure, als omschreven in de
   Regeling functioneringsgesprekken.

3. Voorts vormt het bureauhoofd zowel in- als extern het eerste aanspreekpunt voor
   aangelegenheden die de werkterreinen van het bureau betreffen.

1. De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit één centrale
   financiële administratie.

2. Het bureau Middelen voert deze financiële administratie.

3. De administratie wordt gevoerd overeenkomstig het “Besluit begroting en
   verantwoording provincies en gemeenten”, de financiële verordening gemeente
   Menterwolde, ex. artikel 212 van de Gemeentewet en de overige van gemeentewege
   opstelde inrichtingseisen.

Onverlet het bepaalde in artikel 14 draagt het afdelingshoofd Middelen en Ondersteuning - onder
de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college - in nauw overleg met en onder ambtelijke
verantwoordelijkheid van de secretaris - de zorg voor:
a. het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning- en
controlsysteem van de gemeente. Hij legt de administratieve organisatie en het planningen
controlsysteem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het
geheel wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd;
b. de bewaking van de planning van de gemeentelijke begrotingscyclus;
c. de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid
en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Hij neemt hierbij de
kaders uit de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de
gemeente Menterwolde, ex. artikel 213a van de Gemeentewet” in acht;
d. de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van
de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagt
eveneens de zorg voor het faciliteren van de accountant bij de voorbereiding en
uitvoering van de accountantscontrole en neemt hierbij het gestelde in artikel 5 van de
“Controleverordening gemeente Menterwolde, ex. art. 213 Gemeentewet” in acht en ziet
er op toe, dat ook de andere ambtenaren van de gemeente deze regels in acht nemen;
e. de bewaking van de financiële rechtmatigheid;
f. het toetsen van beleidsvoornemens en het doen van voorstellen aan het college op
bedrijfseconomische aspecten.

1. Het hoofd van het bureau Ondersteuning treedt op als juridisch controller en draagt -
   onder de verantwoordelijkheid van de secretaris en onverminderd de
   verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden en hun senior medewerkers de zorg voor:
   a. het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de
   gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;
   b. het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de secretaris en de
   afdelingshoofden;
   c. het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen
   aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten
   rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;
   d. het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de
   afdelingen van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;
   e. het toezicht op een juiste behandeling van en inhoudelijke toetsing van
   beslissingen op verzoek-, bezwaar en/of beroepschriften;
   f. het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures, en
   het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen,
   voor zover deze taken niet aan andere ambtenaren in de organisatie zijn
   opgedragen.

2. De juridische controller deelt rechtstreeks aan een afdelingshoofd zijn bevindingen mee
   over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de
   afdeling van het desbetreffende afdelingshoofd.

3. Indien daartoe aanleiding bestaat, doet de juridische controller aan de secretaris verslag
   van zijn bevindingen.

1. Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de secretaris.

2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3. De secretaris draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke
   organisatie.

De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:
a. de programmabegroting, de productbegroting en het investeringsprogramma;
b. de tussenbalans (voorjaar en najaar);
c. de jaarrekening en het jaarverslag.

1. De secretaris en de afdelingshoofden of hun plaatsvervangers vormen samen het
   gemeentelijk management team (MT).

2. De secretaris is voorzitter van het MT.

3. Bij afwezigheid van de secretaris treedt de loco-secretaris op als voorzitter van het MT.

4. De voorzitter van het MT stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van
   het MT vast. Ieder lid van het MT kan zaken voor bespreking indienen en in bijzondere
   omstandigheden de voorzitter verzoeken een extra vergadering bijeen te roepen. Te
   behandelen stukken worden zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in
   het bezit gesteld van de leden van het MT.

5. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter anderen dan de in het
   eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het MT deel te
   nemen.

6. De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het MT, de nodigde besluiten
   en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

1. Het MT heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen
   door middel van:
   a. de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid;
   b. het vaststellen van de inhoud van afdelingsoverstijgende adviezen;
   c. de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in
   relatie tot de bestuursorganen;
   d. de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang
   van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;
   e. de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken en
   f. het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

2. Naast de in het eerste lid beschreven taken vindt in het MT terugkoppeling plaats uit de
   vergaderingen van het college, de raadscommissie en de raad.

3. Het gemeentelijk management team voert minimaal twee keer per jaar afstemmend
   overleg met het college.
   In dit overleg wordt tenminste aan de orde gesteld:
   a. de (kwaliteit van de) dienstverlening van de ambtelijke organisatie aan het
   college,
   b. de afstemming tussen (besluiten van) het college en (de gevolgen daarvan voor)
   de ambtelijke organisatie, en
   c. ontwikkelingen, die gevolgen kunnen hebben voor de bestuursorganen en de
   ambtelijke organisatie.

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dag van openbare
   bekendmaking, waarmee de organisatieverordening gemeente Menterwolde, vastgesteld
   bij besluit van 10 april 2007 is vervallen.

2. Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Menterwolde 2008”.

Muntendam, 10 februari 2009

Burgemeester en wethouders van Menterwolde,

de burgemeeester,        de secretaris,

 
E.A. van Zuijlen                 K. Nieland

Artikelsgewijze toelichting.

Artikel 1. Begripsbepalingen
In artikel 1 worden begrippen gedefinieerd.
Bij de begripsbepaling is bij rechtmatigheid een onderscheid gemaakt tussen juridische
rechtmatigheid en financiële rechtmatigheid. Dit is gedaan, omdat de controle op de naleving van
het rechtmatig handelen bij verschillende functionarissen berust. De financiële rechtmatigheid
behoort tot het taakveld van financiën. Van functionarissen uit deze discipline kan men niet
verwachten, dat zij ook de juridische aspecten in brede zin van uiteenlopende wet- en regelgeving
overzien. Voor deze juridische aspecten is in het organisatiebesluit een juridische controlfunctie
gecreëerd.

Artikel 2. Organisatie-eenheden
In artikel 2 wordt de ambtelijke organisatie ingedeeld in afdelingen. Uitgezonderd is de inrichting
van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot de
bevoegdheid van de raad.

Artikel 2a t/m 2c. Hoofdtaken van de afdelingen
In deze artikelen worden de hoofdtaken van de gemeente toegewezen aan de afdelingen. Dit
gebeurt per afdeling in een apart artikel.

Artikel 3. Structuur afdelingen
In artikel 3 wordt bepaald, hoe de afdelingen zijn ingericht. Hier zijn de afdelingen
onderverdeeld in taakvelden. De basis voor de indeling in taakvelden van een afdeling vormt de
in artikel 2 aan de afdeling toewezen hoofdtaken.
Het artikel bepaalt verder, dat bij wijziging van de organisatie het college de secretaris en het
afdelingshoofd betrekt. Daarnaast wordt de secretaris de bevoegdheid gegeven in overleg met het
desbetreffende afdelingshoofd nader te bepalen, wat tot de hoofdtaak van een taakveld behoort.
Tezamen met de artikelen 2 en 2 a t/m c wordt met dit artikel invulling gegeven aan de
verplichting, neergelegd in artikel 25, onder a, van de “Financiële verordening gemeente
Menterwolde”, ex. artikel 212 van de Gemeentewet.

Artikel 4. Leiding dagelijks beheer
In artikel 4 worden de verantwoordelijkheden met betrekking tot het aansturen van de ambtelijke
organisatie toebedeeld aan de verschillende leidinggevende functionarissen. Hun onderlinge
hiërarchische verhouding wordt aangegeven.
In het vijfde lid wordt bepaald, dat de bevoegdheden nader worden (zijn) geregeld in
mandaatbesluiten, volmachten en machtigingen, zijnde het gemeentelijke mandaatbesluit. Met
het vijfde lid wordt invulling gegeven aan de verplichting neergelegd, in artikel 25, onder c, van
de “Financiële verordening gemeente Menterwolde”, ex artikel 212 Gemeentewet.

Artikel 5. Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen
In artikel 6 wordt de benoeming, de schorsing, het ontslag en de vervanging van functionarissen
geregeld. Het eerste lid regelt de vervanging van de secretaris, een verplichting die is neergelegd
in het eerste lid van artikel 106 Gemeentewet.
Bij de vervanging van functionarissen is gekozen voor verticale vervanging, aangevuld met de
mogelijkheid, afhankelijk van de concrete situatie, van horizontale vervanging. Bij afwezigheid
van een afdelingshoofd worden zijn taken in principe waargenomen door een van zijn
bureauhoofden. Daarnaast kan in voorkomend geval zowel de secretaris of de loco-secretaris als
waarnemer fungeren, of een van de andere afdelingshoofden.
In artikel 160 van de Gemeentewet is de bevoegdheid om ambtenaren van de gemeente,
uitgezonderd de ambtenaren van de griffie, te benoemen, te schorsen en te ontslaan neergelegd
bij het college.

Artikel 6. Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen
Artikel 6 regelt de ondersteuning door de ambtelijke organisatie van vertegenwoordigers van de
gemeente in bijv. samenwerkingsverbanden, stichtingen, vennootschappen, e.d.

Artikel 7. Ondersteuning college
Op grond van het tweede lid van artikel 103 van de Gemeentewet moet het college een instructie
voor de secretaris opstellen. In dit besluit op de organisatie is de instructie voor de secretaris
opgenomen in de artikelen 7 t/m 10. Dit artikel 7 omschrijft de taken van de secretaris inzake de
ondersteuning van het college.

Artikel 8. Aansturing ambtelijk organisatie.

Artikel 8 omschrijft de verantwoordelijkheidsgebieden van de secretaris in zijn rol als directeur,
ten aanzien van de aansturing van de ambtelijke organisatie.

Artikel 9. Informatieplicht
Dit artikel legt aan de secretaris de plicht op om de financiële maar ook overige functionarissen
op de hoogte te stellen van raadsbesluiten en collegebesluiten, met name die waaraan financiële
consequenties zijn verbonden.

Artikel 10. Aansturing afdelingshoofden
Artikel 10 regelt de hiërarchische verhouding tussen de secretaris en de afdelingshoofden.

Artikel 11. Secretaris
Artikel 11 beschrijft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de secretaris in zijn rol
als directeur.
In aanvulling op artikel 11 geldt voor de secretaris dus tevens de instructie, zoals neergelegd in
paragraaf 3 “Instructie secretaris” (artikelen 7 t/m 10). Hierin zijn de taken en bevoegdheden van
de secretaris nader uitgewerkt.

Artikel 12. Afdelingshoofden
Artikel 12 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de functie afdelingshoofd.
Daarbij wordt aangegeven voor welke verantwoordelijkheidsgebieden hij valt onder de secretaris.
In lid 4 van dit artikel worden de verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden ten aanzien
van de juridische rechtmatigheid beschreven.

Artikel 13. Bureauhoofd
Artikel 13 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden weer van de functie van
bureauhoofd. Deze beschrijving is ontleend aan/gebaseerd op de huidige systematiek van
functiewaardering, geldend in deze gemeente.

Artikel 14. Administratie
Deze bepaling legt vast dat er slechts één centrale financiële administratie is, waarbij de eisen
zijn opgenomen waaraan deze administratie moet voldoen. Dit als aanvulling op de eisen
geformuleerd in de “Financiële verordening gemeente Menterwolde”, ex artikel 212 van de
Gemeentewet.

Artikel 15. Financiële control
Dit artikel geeft in hoofdlijnen de controltaken weer, zoals die uiteindelijk moeten worden
vervuld. De verantwoordelijkheid voor deze taken ligt bij het afdelingshoofd Middelen en
Ondersteuning, maar worden feitelijk uitgevoerd door het bureauhoofd Middelen.

Artikel 16. Juridische control
In dit organisatiebesluit wordt een onderscheid gemaakt tussen financiële rechtmatigheid en
juridische rechtmatigheid. De verantwoordelijkheid voor de bewaking van de financiële
rechtmatigheid is in de eerste plaats neergelegd bij het afdelingshoofd Middelen en
Ondersteuning. Voor de bewaking van de juridische rechtmatigheid – waarvoor primair het
afdelingshoofd van de functionele afdeling de verantwoordelijkheid draagt (zie art. 12, lid 2) -
vervult daarenboven onder de verantwoordelijkheid van de secretaris het hoofd van het bureau
Ondersteuning de functie van juridisch controller.

Artikel 16 beschrijft de taken van de juridische controller en de procedure bij het constateren van
afwijkingen betreffende de juridische rechtmatigheid.

Artikel 17. Bestuursopdrachten
In artikel 17 zijn regels opgenomen voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie.

Artikel 18 Begrotingscyclus
Artikel 18 geeft de stukken weer, die de begrotingscyclus vormen.

Artikel 19. Gemeentelijk managementteam MT
Artikel 19 regelt, wie deelnemen aan het MT. Dit artikel bevat een reglement van orde voor deze
vergaderingen. De secretaris is voorzitter. Er is een regel voor vervanging van de voorzitter als
deze afwezig is. Besluitvorming van het MT vindt plaats, doordat de voorzitter - gehoord de
meningsvorming van het team - een besluit neemt.

Artikel 20. Taken gemeentelijk managementteam
Artikel 20 beschrijft de taken van het gemeentelijke managementteam.

Artikel 21. Slotbepalingen
In de slotbepalingen is de datum van inwerkingtreding en de citeertitel opgenomen.
Het besluit treedt in de plaats van organisatieverordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 10
september 1998. In de slotbepalingen wordt daarnaast de naam gegeven, waarmee men in de
gemeentelijke stukken naar dit besluit kan verwijzen.