Brief sturen aan de raad
U kunt als burger een brief aan de gemeenteraad schrijven. Het is belangrijk dat u zich als afzender van de brief bekend maakt. De raad van Menterwolde neemt geen anoniem verzonden brieven in behandeling. Na ontvangst van uw brief krijgt u een ontvangstbevestiging van de griffier.
Wanneer schrijft u aan de raad?
- Als het college een voorstel aan de raad doet en u wilt dat de raad bij de besluitvorming rekening houdt met uw standpunt. (U heeft bijvoorbeeld het gevoel dat dit door het college nog niet voldoende is gebeurd).
- Als u ideeën heeft over een gemeentelijke aangelegenheid.
- Als u zich zorgen maakt over de uitvoering van het beleid dat door de raad is vastgesteld.
Als u twijfelt aan wie u het beste kunt schrijven kunt u contact opnemen met de raadsgriffier. Er bestaat een 'doorzendplicht'. Als u naar het verkeerde bestuursorgaan heeft geschreven, dan is dat bestuursorgaan verantwoordelijk voor het doorsturen naar het juiste bestuursorgaan. Dus als u een brief schrijft aan de raad die eigenlijk naar de burgemeester zou moeten, dan is het de griffier die namens de raad ervoor zorgt dat de burgemeester de brief krijgt.
U kunt uw brief onder vermelding van uw naam en adres richten aan: De raad van de gemeente Menterwolde, t.a.v. de griffier, Postbus 2, 9649 ZG Muntendam.
Voor het indienen van een bezwaarschrift bij of een klacht over de gemeenteraad, geldt het volgende: deze brieven worden om advies voorgelegd aan de Commissie bezwaarschriften en klachten Menterwolde. Over de te volgen procedure brengt deze commissie u op de hoogte. Nadat genoemde commissie een advies heeft uitgebracht, wordt dit advies voorgelegd aan de raad.
Behandeling van de brief in de raadsvergadering
Uw brief wordt door de agendacommissie van de raad geplaatst op de lijst van ingekomen stukken voor de eerstkomende raadsvergadering. Uw brief wordt daarmee openbaar. Het kan voorkomen dat derden nadere informatie opvragen. Iedereen die daarom verzoekt krijgt inzage in de inhoud van de brief. Daarbij worden uw persoonlijke gegevens niet verstrekt.
Bij de behandeling van uw brief zijn twee varianten mogelijk:
- U krijgt direct antwoord op uw brief.
- Uw brief wordt om advies in handen gesteld van het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de raadsvoorzitter.
Indien de onder punt 2 genoemde situatie zich voordoet, wordt uw brief in een volgende raadsvergadering opnieuw geagendeerd. Dit keer vergezeld van het advies van één van de bovengenoemde organen. In dat geval krijgt u dus pas op een later tijdstip antwoord.
Overigens worden in de meeste gevallen ingekomen brieven van een advies voorzien. Meestal van het college van burgemeester en wethouders, maar soms ook van alleen de burgemeester of de raadsvoorzitter. Dit is afhankelijk van het onderwerp. Dat u soms wat langer op een antwoord moet wachten, heeft te maken met het feit dat wij hechten aan een serieuze en zorgvuldige behandeling van uw brief en daarom eerst op de hoogte willen worden gesteld van alle feiten en omstandigheden.
Spreekrecht voor burgers tijdens de raadsvergadering
Tijdens de raadsvergadering waarin de brief wordt geagendeerd, kunt u gebruik maken van het spreekrecht. U hoeft zich hiervoor niet vooraf aan te melden, maar u wordt geadviseerd om van te voren schriftelijk dan wel telefonisch te melden bij de griffier dat u wilt inspreken bij een agendapunt.
Heeft u nog vragen over de behandeling van een brief of over het spreekrecht, dan kunt u contact opnemen met de griffier, mevrouw F.A.P. Grit. Zij is op maandag t/m donderdag tijdens kantooruren bereikbaar via tel. (0598) 654711.
